專家不讓你知道的1張A4優勢 作者:著迷

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專家不讓你知道的1張A4優勢 作者:著迷


 
我每天早上都會去我的第二辦公室星巴克,坐上一個早上,處理我的公事,這是讓我最提神的事,想起過往開始走網路創業這條路時,老實說,就是有什麼做什麼,事情總是一團亂,但想要有個系統化的處理,也是非常困難,必竟一開始總是只有一個人而已,也就是說什麼都要做啦

 
不過也有好處啦~~那就是你什麼都要會,必需要會,否則收入會懲罰你,所以開啟了我這漫長的亂七八糟的事業規劃,直到有天我想起了時間價值VS時間產值,這件事時,我突然驚醒,我不能在這樣做下去,因為我其實並沒有提高我的時間產值,原因是我什麼都做導致的
 
當然想歸想~~隔天一早還是出現了一大堆的待辦事項,仍然做不完,直到有一天行銷大師Brendon出現了,只能說救了我一命,要不然我種歸納的個性會害死我自已,而這已經嚴然變成我每天到星巴克,尚未開電腦前的必做事項
 
所以與你分享,協助你從混亂中脫困

 
你可以看到這面的圖分部了4個區塊與3個P,同樣的我自已都會帶一本約A5的筆記本,開始在上面劃,依序劃與寫
 
1P:專案Project
我們一整天其實能做的事情不多,或者是說,故意不要做多,因為會做很多的人都有一個毛病,就是他們以為做了很多,就代表有效率,其實這是大錯特錯,以我自已來說,我自訂自已工作時間僅有上下午,中午小睡,下午5點做運動,接著吃飯,晚上看書(我家不裝電視),再來吃水果跟女友看1小時影輯(好悠閒…話說最近我女友說我過太爽,看起來變年輕了….哈)
 
照這樣來說,嚴格算算會有多少時間呢?ok,我忘了告訴大家,我很早起,約6點就起床,晚上11點準備睡覺,這原因跟我自已的生理時間有關,務一點是,如果我早起,那麼自然的,早上會多出很多時間,這我想晨型人會了解,而且這時間不會有人打擾你,是個很棒的思考規劃時間
 
所以早上約莫我有晨起的2個小時,接著早上3個小時,中午睡覺(突然有一種過太爽的感覺),下午也約是3-3.5小時左右,這就是我的工作時間,而有時侯加班超過這個時間的話,那不該一直加班,而是加完班後,要思考:我做錯了什麼,導致我加班?我如何調整我的時間到高產值區,以保有我的私人時間?這樣自然而然的,你就能維持在你想要的時間區間
 
當然,當你想要一周工作四小時時,你甚至要把下午時間刪除,然後一樣思考我的問題,我如何調整我的時間到高產值?從500(元/時)移到5000(元/時),我該怎麼做?
 
這就是我的理念,言歸正撰,這1P要幹麻呢?你要這樣做
.寫出你目前正在進行的所有專案.每個專案列出3項事項:多的就不要了,做不完.標數字,通常我會排列1(1、2、3),2(1、2、3)這樣的排列法 
再來問問自已兩個問題:
1.今天最能讓我興奮的是什麼?或今年我能創造什麼是讓我興奮的?
2.什麼是今天一定要發生的?圈起來

 

2P:誰People
你可以看到,找誰的區塊分成了左區塊與右區塊,這是一個從左到右的連貫過程
 
左區塊:誰給我
意思就是說我會先思考,今天以前是否有我交辦、外派或者伙伴執行的工作、與廠商連絡…等等,別人要給我答覆的事情,他們有沒有給我
 
這個時侯我可能就需要開啟我的電腦或是用iphone,查查看我的mail有沒有”給我”,如果沒有呢?那麼叫要移到右邊區塊
 
你發現了嗎?你需要限制自已不斷去查mail的動作,因為查mail是一種誰給我的事情,人們沒有這麼快速,而且浪費你自已的時間,你只要定時即可
 
右區塊:我給誰
銜接左區塊,假設該給我的人沒改,這時侯,其中一個就是給該給你的人提醒,另外一點就是你要先跳到第3P,講完3P會再回到右區塊

 

3P:優先權Priority
這一看就知道什麼意思了,而做法就是把上面1P的專案做個排列,怎麼排就跟我剛講的數字有關,剛才排列的是1(1、2、3),2(1、2、3),我個人的做法就是用11、21、12,這樣的做法,第一個數字是專案編碼,第二個數字是專案內的順序,接著照排列就行了
 
另外其實我個人還會在第3個區隔的右邊在多劃一格,是5分鐘內就做完的項目,因為這些往往都是很快就完成的,排順序就沒有什麼意義,而我在寫完A4之後,也是優先處理這個5分鐘項目
回到剛才說到的左區塊,為何最終會回到左區塊呢?
 
原因是決定優先權、5分鐘事項後,你要先決定外包、內包、交辦給誰,不能先自已做自已的事,因為交辦給別人需要時間,你愈快交出去,別人就愈有充足的時間(還有一定要壓時間給別人,不然肯定沒效率)
 
所以通常我通常在這裡的時侯,會看看我的GTD(Get Thing Done)流程,事情照著跑,完成所有的A4規劃流程,接著打開我的電腦,開始做對的事情,而不是把事情做對!!
 
對你有幫助嗎?歡迎留言與我分享你的感想,或是你有什麼更好的方法

rocky singin

 

PS:這個A4優勢是用來調整你的做事順序,釐清你的重要事情,有一更進階的重點是:你該怎麼做你拿手的事,進而變成你的”不公平”優勢呢?如果你想了解如何獲得不公平優勢,點下方連結

 

getadv
 
 
 
 

By | 2017-05-25T16:12:21+00:00 二月 27th, 2014|Categories: 時間管理|Tags: |1 Comment

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老大不小自以為永遠18歲的光頭,表面冷酷,骨子裡鐵石心腸,有人群恐懼症,無法與人閒聊,不要問我電話多少,因為連我媽都找不到我! ...............最愛講:已讀不回就是已回!